DÉTAILS OPPORTUNITÉ
Organisation à but non lucratif
Région
Pays hôte
Date limite
31 oct. 2024
Type d'opportunité
Financement d'opportunité
Pays éligibles
Cette opportunité est destiné à tous les pays
Région éligible
L'assistance aux services communs travaille en étroite collaboration avec l'équipe PSO de Mekelle, les opérations et le personnel des agences colocalisées dans la gestion des laissez-passer et les questions connexes dans les locaux communs de l'ONU.
Sous la direction et la supervision directe du responsable des opérations, l' assistant aux services communs contribue aux services globaux de gestion des locaux communs des Nations Unies, y compris, mais sans s'y limiter :
- vérifier et enregistrer l’identité des visiteurs entrant dans les locaux communs de l’ONU.
- Il/elle vérifiera régulièrement leurs cartes d'identité, enregistrera et attribuera à chaque visiteur un badge et
- s'assurer qu'ils ont un rendez-vous et/ou sont autorisés à se rendre au bureau par un agent désigné de l'une des agences colocataires.
Fonctions et responsabilités
2. Portée des travaux, rôles et responsabilités attendus du titulaire
2.1 Vérifier régulièrement l’identité des visiteurs.
- En tant qu'agent d'accueil, l'Assistance aux services communs sera chargée de vérifier quotidiennement l'identité de chaque visiteur, d'enregistrer l'heure d'entrée et de sortie et de vérifier s'il a la permission de rendre visite à au moins un membre du personnel des agences des Nations Unies colocalisées.
- Travailler en étroite collaboration avec le personnel de sécurité pour gérer et contrôler l’entrée des locaux.
- Aider les clients à localiser correctement et en temps opportun les numéros des bureaux qu'ils souhaitent visiter,
- Recevez les lettres entrantes des partenaires et distribuez-les à leur destination.
2.2 Assurer la propreté du complexe, y compris le système de gestion des déchets.
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des opérations et/ou le personnel de l'établissement pour garantir que tous les services de nettoyage et de gestion des déchets sont en place.
- Signalez au responsable des opérations et à l'entreprise de nettoyage tout problème lié au nettoyage et aux services publics nécessitant une attention/des mesures.
2.3 Gérer les services publics dans les locaux communs des Nations Unies.
- Suivre toute la disponibilité des services publics (eau, télécommunication, électricité) des locaux communs et en rendre compte au responsable des opérations et/ou au personnel de l'établissement
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable des opérations et/ou le personnel de l'installation pour garantir que les paiements liés aux services publics sont payés et réglés.
- Suivre et aider les autorités des services publics à saisir et à prendre des relevés et à effectuer les fixations requises.
2.4 Gérer la salle de conférence commune des Nations Unies
- Gérer le calendrier de la salle de réunion des locaux communs et s'assurer qu'elle est prête à recevoir les services conformément aux demandes quotidiennes des agences des Nations Unies colocalisées.
- Vérifier la propreté de la salle de conférence et gérer le planning.
- Informer le responsable des opérations et/ou le personnel de l'installation s'il est nécessaire de réparer/nettoyer ou d'entretenir la salle de conférence commune des Nations Unies.
2.5 Accomplir toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le supérieur immédiat et/ou le responsable des locaux communs des Nations Unies.
3. Arrangement institutionnel et lignes hiérarchiques
Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace des locaux communs et de l’Organisation.
Conditions de recrutement pour l'Assistance aux Services Communs
Éducation:
- Un diplôme d’études secondaires est requis.
- Un diplôme de formation technique, professionnelle et pédagogique avec une formation formelle en secrétariat, en gestion, en gestion administrative et commerciale est souhaitable.
- Un diplôme universitaire en secrétariat, en gestion ou en gestion administrative et commerciale est souhaitable mais pas obligatoire.
Expérience:
- Trois années d’expérience professionnelle sont requises pour les titulaires d’un diplôme d’études secondaires et aucune (0) expérience professionnelle pour les titulaires d’un diplôme universitaire/collégial.
- Comprend les principaux processus et méthodes de travail relatifs au poste.
- Possède des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique systématiquement dans ses tâches professionnelles.
- Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans ses tâches professionnelles.
- Démontre des connaissances et des compétences en informatique de base (Microsoft Word, Excel, PowerPoint)
- Le titulaire doit avoir de l’expérience dans le traitement et la gestion de la clientèle.
- Le candidat doit avoir des connaissances et de l’expérience en matière de sécurité du personnel, du personnel et des biens de l’ONU.
- Le candidat doit avoir une connaissance des domaines généraux du programme (d'intervention) des agences collaboratrices ainsi que des partenaires actuels et potentiels respectifs.
- Rend compte aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée et répond rapidement aux besoins des clients.
Exigences linguistiques
- Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- La maîtrise de la langue locale du lieu d’affectation est souhaitable.
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